Hồ sơ thanh quyết toán chương trình du lịch doanh nghiệp gồm những gì

Sau khi chương trình kết thúc tốt đẹp, phòng hành chính nhân sự thường gặp một việc không dễ chịu: kế toán báo thiếu chứng từ, hóa đơn sai thông tin, hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ mà đơn vị tổ chức đã không chuẩn bị từ đầu.

Bài viết này liệt kê đầy đủ bộ hồ sơ cần có, để anh chị biết trước cần yêu cầu nhà cung cấp những gì ngay từ khi ký hợp đồng.

1. Hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng là căn cứ pháp lý đầu tiên. Cần đảm bảo có đủ:

• Thông tin hai bên: tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện
• Nội dung dịch vụ mô tả cụ thể, kèm chương trình chi tiết làm phụ lục
• Giá trị hợp đồng, ghi rõ đã bao gồm thuế hay chưa
• Điều khoản thanh toán và tiến độ
• Chính sách hủy, đổi lịch và trách nhiệm mỗi bên

Một lưu ý thực tế: chương trình chi tiết nên là phụ lục hợp đồng, không chỉ là file gửi qua Zalo. Khi có tranh luận về hạng mục nào được bao gồm, phụ lục là căn cứ duy nhất.

2. Biên bản nghiệm thu

Đây là giấy tờ hay bị bỏ quên nhất, và cũng là thứ kế toán hay hỏi nhất. Biên bản nghiệm thu xác nhận dịch vụ đã được cung cấp đúng cam kết, là căn cứ để xuất hóa đơn và giải ngân.

Nên lập và ký ngay sau khi chương trình kết thúc, khi cả hai bên còn nhớ rõ diễn biến. Để lâu sẽ phát sinh tranh luận về các chi tiết nhỏ.

3. Hóa đơn giá trị gia tăng

Ba lỗi thường gặp khiến hóa đơn bị trả lại:

• Sai tên hoặc mã số thuế – cần gửi thông tin xuất hóa đơn bằng văn bản ngay khi ký hợp đồng, không đọc qua điện thoại
• Nội dung ghi quá chung chung – ghi “dịch vụ du lịch” thì khó đối chiếu với hợp đồng, nên ghi rõ tên chương trình và thời gian thực hiện
• Thời điểm xuất hóa đơn lệch kỳ kế toán – với chương trình cuối năm, cần thống nhất trước về kỳ xuất hóa đơn

4. Biên bản thanh lý hợp đồng

Xác nhận hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ, không còn vướng mắc. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ chặt, đây là giấy tờ bắt buộc để khép hồ sơ.

5. Đề nghị thanh toán

Văn bản do đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành, ghi rõ số tiền, số tài khoản thụ hưởng và căn cứ thanh toán. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu giấy này để trình ký chi.

6. Chứng từ bổ sung tùy yêu cầu

Một số doanh nghiệp, đặc biệt là công ty có vốn nhà nước hoặc vốn đầu tư nước ngoài, còn yêc cầu thêm:

• Bản sao giấy phép kinh doanh lữ hành của đơn vị tổ chức
• Danh sách đoàn có xác nhận
• Giấy chứng nhận bảo hiểm du lịch
• Ảnh hoặc video chứng minh chương trình đã diễn ra
• Báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp để chứng minh việc chọn giá hợp lý

Hạng mục cuối đôi khi khiến phòng hành chính lúng túng vì phải đi xin báo giá từ nhiều nơi sau khi đã chọn xong. Nên thu thập báo giá ngay từ giai đoạn khảo sát và lưu lại.

Danh mục kiểm tra nhanh

Trước khi chuyển hồ sơ sang kế toán, anh chị rà lại đủ sáu mục: hợp đồng kèm phụ lục chương trình, biên bản nghiệm thu, hóa đơn đúng thông tin, biên bản thanh lý, đề nghị thanh toán, và các chứng từ bổ sung nếu đơn vị yêu cầu.

Tam Sinh chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ này

Với mọi chương trình doanh nghiệp, Tam Sinh Travel & Event bàn giao đầy đủ hợp đồng, phụ lục chương trình, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, biên bản thanh lý và đề nghị thanh toán. Chúng tôi có giấy phép lữ hành nội địa số 37-0023/2023/SDL-GP LHNĐ và cung cấp bản sao khi đơn vị cần.

Nếu phòng kế toán của anh chị có yêu cầu riêng về mẫu biểu hoặc cách ghi hóa đơn, hãy trao đổi ngay từ khi ký hợp đồng để chúng tôi chuẩn bị đúng.