Checklist tổ chức hội nghị doanh nghiệp: 30 việc cần chuẩn bị

Tổ chức hội nghị hỏng thường không phải vì thiếu ngân sách, mà vì quên một việc nhỏ vào phút chót. Danh sách dưới đây chia theo mốc thời gian, anh chị có thể sao chép về dùng trực tiếp cho chương trình của mình.

Trước 4–6 tuần

1. Chốt mục tiêu hội nghị và thông điệp chính.
2. Xác định số lượng đại biểu và thành phần tham dự.
3. Chốt ngày, kiểm tra trùng lịch với các sự kiện lớn trong ngành.
4. Khảo sát và chốt địa điểm, ký hợp đồng giữ chỗ.
5. Lập dự trù kinh phí có khoản dự phòng.
6. Phân công người phụ trách từng đầu việc.

Trước 2–3 tuần

7. Chốt kịch bản chương trình theo khung giờ.
8. Thiết kế nhận diện: backdrop, standee, thẻ tên, bìa tài liệu.
9. Gửi thư mời, mở kênh xác nhận tham dự.
10. Đặt tiệc, chốt thực đơn, ghi rõ suất ăn chay và suất đặc biệt.
11. Chốt danh mục thiết bị: màn hình, âm thanh, ánh sáng, micro.
12. Mời MC, tiết mục nghệ thuật nếu có.
13. Đặt xe đưa đón đại biểu.
14. Đặt phòng lưu trú nếu chương trình qua đêm.
15. Chuẩn bị quà tặng khách mời.

Trước 1 tuần

16. Chốt danh sách đại biểu đã xác nhận, in thẻ tên.
17. In tài liệu hội nghị, kiểm tra số lượng dư.
18. Gửi kịch bản chi tiết cho toàn bộ ê-kíp.
19. Xác nhận lại với địa điểm: giờ vào lắp đặt, sơ đồ bố trí, nguồn điện.
20. Kiểm tra bài trình bày của diễn giả, thử mở file trên máy sẽ dùng.
21. Chuẩn bị phương án dự phòng thời tiết nếu có hạng mục ngoài trời.
22. Lên danh sách số điện thoại của toàn bộ đầu mối.

Trước 1 ngày

23. Lắp đặt sân khấu, backdrop, thiết bị.
24. Chạy thử toàn bộ âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
25. Kiểm tra micro dự phòng và pin dự phòng.
26. Sắp xếp bàn ghế theo đúng sơ đồ, ngồi thử vị trí cuối phòng xem có nhìn rõ màn hình không.
27. Bố trí khu vực đón tiếp, bàn check-in, bảng chỉ dẫn.
28. Gọi xác nhận lần cuối với nhà hàng, xe, MC.

Ngày diễn ra

29. Ê-kíp có mặt trước giờ khai mạc ít nhất 90 phút, mở khu đón tiếp trước 45 phút.
30. Cử người theo dõi tiến độ theo kịch bản và báo hiệu khi lệch giờ.

Sau hội nghị

Ba việc nên làm trong vòng ba ngày: gửi thư cảm ơn kèm hình ảnh cho đại biểu; họp rút kinh nghiệm với ê-kíp khi mọi thứ còn nhớ rõ; và hoàn tất hồ sơ nghiệm thu, chứng từ cho bộ phận kế toán.

Riêng khâu hồ sơ, nên yêu cầu đơn vị tổ chức bàn giao đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý và hóa đơn. Nhiều chương trình chạy tốt nhưng bị kéo dài khâu quyết toán chỉ vì thiếu một chứng từ.