Chọn địa điểm hội nghị
Những yếu tố cần xem xét về phòng họp, cách bố trí và điều kiện phục vụ đoàn.
TAM SINH TRAVEL & EVENT
Hội nghị & hội thảo tại Ninh Bình
Tam Sinh phối hợp địa điểm, thiết bị và đón tiếp đại biểu; tổ chức thêm lưu trú, tiệc và tham quan theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Một đầu mối phối hợp phần hội họp và các hoạt động trong chương trình MICE.
Chọn khung chương trình theo mục tiêu
Hội nghị nội bộ, hội thảo chuyên đề và hội nghị khách hàng cần cách bố trí khác nhau. Các khung dưới đây được điều chỉnh theo nội dung phiên họp, điểm xuất phát và thời gian của đại biểu.
TẬP TRUNG VÀO PHIÊN HỌP
Hội nghị nửa ngày
Đón tiếp, phiên họp và giải lao; có thể thêm bữa trưa tại địa điểm. Phù hợp khi ưu tiên thời gian làm việc và không cần lưu trú.
Cần tính thời gian di chuyển và chuẩn bị trước giờ khai mạc.
HỌP & TRẢI NGHIỆM
Chương trình một ngày
Bố trí phiên họp, dùng bữa và một hoạt động tham quan hoặc giao lưu phù hợp. Dành khoảng nghỉ và thời gian đệm giữa các phần.
Lựa chọn điểm tham quan theo khoảng cách thực tế từ hội trường.
THÊM THỜI GIAN KẾT NỐI
Hai ngày một đêm
Kết hợp hội nghị, lưu trú và tiệc giao lưu; ngày tiếp theo dành cho tham quan hoặc teambuilding trước khi đoàn trở về.
Phù hợp khi doanh nghiệp muốn tách thời gian hội họp và trải nghiệm.
Chọn địa điểm từ nhu cầu sử dụng thực tế
Số đại biểu là điểm bắt đầu. Phương án hội trường còn cần phù hợp cách bố trí chỗ ngồi, tầm nhìn, thiết bị và việc di chuyển của đoàn.
Không gian & tầm nhìn
Đối chiếu sơ đồ ghế, vị trí sân khấu, cột trong phòng, lối đi và khu vực đón tiếp. Kiểm tra sức chứa theo đúng kiểu bố trí dự kiến.
Điều kiện kỹ thuật
Rà soát âm thanh sẵn có, nguồn điện, ánh sáng, màn hình, kết nối mạng khi cần và điều kiện vận chuyển thiết bị vào hội trường.
Ăn nghỉ & hậu cần
Cân nhắc chỗ đỗ xe, nơi ăn, phòng nghỉ, khung giờ bàn giao và khoảng cách tới điểm tham quan; trao đổi nhu cầu hỗ trợ riêng của đại biểu.
| Cách bố trí | Khi nào nên cân nhắc? |
|---|---|
| Kiểu nhà hát | Đại biểu chủ yếu theo dõi trình bày và hướng về sân khấu; cần kiểm tra tầm nhìn từ các hàng ghế. |
| Kiểu lớp học | Có bàn để ghi chép hoặc sử dụng tài liệu; cần tính diện tích bàn, ghế và lối đi. |
| Kiểu chữ U | Phiên trao đổi cần nhìn thấy nhau và tương tác; bố trí micro, màn hình theo vị trí người ngồi. |
| Bàn tròn | Thảo luận theo nhóm hoặc kết hợp tiệc; cần cân đối chỗ ngồi với hướng nhìn lên sân khấu. |
Trước khi chốt địa điểm: xác nhận sơ đồ bố trí, danh mục thiết bị sẵn có, thời gian lắp đặt – chạy thử và những khoản phí bổ sung. Sức chứa cần được địa điểm xác nhận cho phương án thực tế.
Những hạng mục Tam Sinh có thể phối hợp
Doanh nghiệp có thể chọn phương án trọn gói hoặc từng phần. Phạm vi thực hiện, tiêu chuẩn và số lượng được ghi rõ trong báo giá.
Địa điểm & thiết kế
Tư vấn hội trường, sơ đồ bố trí, backdrop, bảng chỉ dẫn và khu đón tiếp; phối cảnh theo phạm vi thống nhất khi cần thi công.
Âm thanh & trình chiếu
Micro, loa, màn hình LED hoặc máy chiếu, ánh sáng và nhân sự kỹ thuật theo quy mô, nội dung chương trình.
Đón tiếp & điều phối
Bố trí nhân sự đón đại biểu, hướng dẫn chỗ ngồi và phối hợp theo kịch bản, đầu mối do doanh nghiệp thống nhất.
Xe, phòng & tiệc
Vận chuyển, lưu trú, tiệc trà giữa giờ và bữa ăn; xác nhận số lượng, thực đơn cùng các yêu cầu phục vụ riêng.
Tham quan & giao lưu
Kết hợp trải nghiệm Ninh Bình, teambuilding hoặc gala dinner, tùy mục tiêu và quỹ thời gian của đại biểu.
Hình ảnh & hồ sơ
Chụp ảnh, quay phim theo yêu cầu; đối chiếu hạng mục thực hiện và bàn giao hồ sơ, sản phẩm theo thỏa thuận.
Dự toán hội nghị cần tính những khoản nào?
- Hội trường: thời lượng thuê, kiểu bố trí, thiết bị sẵn có và thời gian được sử dụng để chuẩn bị.
- Thiết kế & thi công: backdrop, sân khấu, khu đón tiếp, tài liệu và nhận diện chương trình.
- Thiết bị & kỹ thuật: âm thanh, micro, màn hình trình chiếu, ánh sáng và người vận hành.
- Phục vụ đại biểu: tiệc trà, bữa ăn, nhân sự đón tiếp, xe và phòng nghỉ theo nhu cầu.
- Hoạt động bổ sung: tham quan, gala, teambuilding, ghi hình và các sản phẩm bàn giao.
- Điều kiện triển khai: vận chuyển thiết bị, lắp đặt ngoài giờ hoặc yêu cầu đặc thù của địa điểm.
Để báo giá sát nhu cầu: anh/chị gửi ngày dự kiến, số đại biểu, tính chất phiên họp, thời lượng, địa điểm hoặc khu vực mong muốn và khoảng ngân sách.
Các phương án cần ghi rõ phần bao gồm, chưa bao gồm, thời gian phục vụ và điều kiện điều chỉnh. Nếu đã đặt hội trường, anh/chị gửi kèm danh mục thiết bị của địa điểm để đối chiếu.
Quy trình từ yêu cầu đến ngày hội nghị
- Tiếp nhận nhu cầu. Làm rõ mục tiêu, nhóm đại biểu, nội dung chính và ngân sách dự kiến.
- Đề xuất địa điểm & phương án. Đối chiếu hội trường, bố trí phòng, thiết bị và phần ăn nghỉ, tham quan nếu có.
- Chốt phạm vi & kịch bản. Thống nhất hợp đồng, thiết kế, thời gian phục vụ, đầu mối phối hợp và mốc bàn giao tài liệu trình chiếu.
- Chuẩn bị & vận hành. Kiểm tra micro, âm thanh, nội dung trình chiếu và trình tự chương trình; điều phối đón tiếp, phục vụ theo phân công.
- Nghiệm thu & bàn giao. Đối chiếu hạng mục, phát sinh và bàn giao hình ảnh, hồ sơ theo thỏa thuận.
Kết hợp tham quan Ninh Bình sau phiên họp
Phần trải nghiệm nên được bố trí quanh lịch làm việc đã chốt. Ưu tiên một hoạt động phù hợp quỹ thời gian, dành khoảng nghỉ và tính cả thời gian tập trung đoàn, di chuyển, ăn uống.
Tham quan & nghỉ dưỡng
Lựa chọn hành trình theo vị trí hội trường và đặc điểm đoàn. Xem phương án tour đoàn.
Teambuilding
Chọn hoạt động theo mục tiêu gắn kết, mức vận động và điều kiện mặt bằng; trao đổi phương án khi thời tiết thay đổi.
Tiệc giao lưu & gala
Thêm không gian tri ân, giao lưu sau phiên họp. Xem dịch vụ Gala Dinner.
Cẩm nang chuẩn bị hội nghị cho doanh nghiệp
Các bài hướng dẫn dưới đây giúp anh/chị chuẩn bị yêu cầu và đối chiếu phương án tổ chức.
Hội nghị khách hàng
Tham khảo các bước chuẩn bị và nhóm hạng mục cần đưa vào dự toán.
Hội nghị kết hợp du lịch
Cân đối thời gian họp, di chuyển và trải nghiệm trong lịch trình của đoàn.
Câu hỏi thường gặp
Đã có hội trường, có thể thuê riêng thiết bị hoặc điều phối không?
Có thể trao đổi từng hạng mục cần hỗ trợ. Anh/chị gửi danh mục thiết bị sẵn có, sơ đồ phòng và lịch sử dụng để Tam Sinh đối chiếu phần cần bổ sung.
Chưa chọn địa điểm thì cần cung cấp thông tin gì?
Số đại biểu, ngày dự kiến, khu vực mong muốn, cách bố trí phòng, nhu cầu ăn nghỉ và ngân sách. Từ đó mới lựa chọn và kiểm tra khả năng đáp ứng của từng địa điểm.
Vì sao phải chốt kiểu bố trí trước khi xác nhận sức chứa?
Bàn viết, sân khấu, thiết bị và lối đi cùng sử dụng diện tích hội trường. Số chỗ theo kiểu nhà hát có thể khác với kiểu lớp học hoặc chữ U, nên cần đối chiếu trên sơ đồ thực tế.
Có thể họp và tham quan Ninh Bình trong cùng một ngày không?
Có thể xây dựng phương án nếu thời lượng họp và quãng đường phù hợp. Nên lựa chọn hoạt động vừa với quỹ thời gian, đồng thời tính cả thời gian nghỉ, tập trung đoàn và di chuyển.
Khi nào cần gửi nội dung trình chiếu và nhận diện?
Mốc bàn giao được thống nhất trong kế hoạch chuẩn bị. Doanh nghiệp nên gửi logo, nội dung trình chiếu, video và yêu cầu âm thanh đủ sớm để kiểm tra thiết bị, định dạng và trình tự phát trước chương trình.
Nếu thay đổi số đại biểu hoặc thời lượng thì xử lý thế nào?
Hai bên đối chiếu ảnh hưởng tới phòng họp, tiệc, nhân sự và thiết bị. Mốc chốt số lượng, điều kiện thay đổi và chi phí liên quan được ghi trong báo giá, hợp đồng của chương trình.
BẮT ĐẦU TỪ NHU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP
Nhận phương án & báo giá hội nghị
Trong phần nội dung, anh/chị vui lòng ghi ngày dự kiến, số đại biểu, thời lượng phiên họp, nhu cầu ăn nghỉ và ngân sách để Tam Sinh tư vấn phù hợp.
