Du lịch kết hợp hội nghị tại Ninh Bình cho phép doanh nghiệp bố trí phiên làm việc, nghỉ đêm và một hoạt động trải nghiệm trong cùng chuyến đi. Với hai ngày một đêm, quyết định đầu tiên là dành thời gian tốt nhất cho mục tiêu hội nghị, sau đó chọn số điểm tham quan phù hợp.
Ba câu hỏi trước khi chọn chương trình
- Phiên họp cần bao lâu, có thảo luận nhóm hoặc bảo mật tài liệu không?
- Đoàn xuất phát từ đâu, có bao nhiêu khách và cần bao nhiêu phòng?
- Đoàn ưu tiên tham quan di sản, nghỉ dưỡng hay hoạt động gắn kết?
Khi đã trả lời, hãy chia thời gian cho di chuyển, ăn uống, nhận phòng và nghỉ. Với đoàn đến từ xa, không nên đặt phiên quan trọng ngay sau giờ xe dự kiến đến mà không có khoảng đệm.
Phương án A: Họp chiều ngày đầu, tham quan sáng hôm sau
Ngày 1: Đón đoàn, di chuyển đến Ninh Bình, ăn trưa và gửi hành lý hoặc nhận phòng theo giờ xác nhận. Chiều tổ chức hội nghị, xen giải lao; tối dùng bữa hoặc gala nếu có nhu cầu.
Ngày 2: Ăn sáng, chọn một hoạt động như tham quan Hoa Lư hoặc đi thuyền Tràng An nếu đủ thời gian, sau đó trả phòng, ăn trưa và về. Đi thuyền cần tính thời gian đến bến, chờ và chuyến thuyền; thời tiết và tuyến hoạt động được xác nhận trước.
Phương án B: Nghỉ và gắn kết trước, họp sáng hôm sau
Ngày 1: Đón đoàn, nhận phòng hoặc gửi hành lý, chiều tổ chức hoạt động nhẹ tại khu lưu trú; tối ăn chung.
Ngày 2: Ăn sáng, họp tại hội trường, giải lao, trả phòng và ăn trưa trước khi về. Phương án này phù hợp khi phiên họp cần sự tập trung vào buổi sáng và đoàn có thể thống nhất giờ khởi hành.
Hai lịch trình là ví dụ, không phải dịch vụ hoặc khung giờ cố định. Có thể thay hoạt động ngoài trời bằng phương án trong nhà khi thời tiết không thuận lợi.
Kiểm tra hội trường và nơi lưu trú
Yêu cầu sơ đồ bàn ghế theo số khách thực tế, tầm nhìn màn hình, vị trí cột, âm thanh, micro, nguồn điện và kết nối mạng nếu cần. Hỏi giờ được vào lắp dựng, chạy thử, giờ trả phòng họp và phí phát sinh. Với nội dung nội bộ, thỏa thuận quyền tiếp cận phòng, xử lý tài liệu và thiết bị trình chiếu.
Về phòng nghỉ, kiểm tra số phòng, loại giường, giờ nhận trả, bữa sáng và phụ thu phòng đơn. Nơi họp và nơi nghỉ càng xa nhau càng cần thêm thời gian di chuyển; đừng chỉ so sức chứa quảng cáo.
Dự toán và hồ sơ cần chốt
- Xe, bữa ăn, phòng nghỉ, vé tham quan và nhân sự theo đoàn.
- Thuê phòng họp, thiết bị, thời gian lắp dựng và phí ngoài giờ.
- Tea break, backdrop, in ấn, ghi hình, gala hoặc hoạt động gắn kết nếu chọn.
- Thuế, điều kiện thanh toán, đổi hủy và cách xử lý phát sinh.
Để chọn nhịp họp và tham quan kỹ hơn, xem dịch vụ hội nghị – hội thảo và gợi ý du lịch Ninh Bình 2 ngày. Tam Sinh tư vấn theo mục tiêu, ngày đi và quy mô đoàn qua 0985 216 455.
