Gala dinner cho công ty có thể là dịp tổng kết, tri ân hoặc gắn kết sau chuyến du lịch. Một chương trình dễ theo dõi cần có mục tiêu rõ, thời gian dành cho bữa ăn và người chịu trách nhiệm cho từng phần. Dưới đây là khung tham khảo để doanh nghiệp bắt đầu lập kế hoạch.
Xác định mục đích trước khi viết kịch bản
Hãy thống nhất số khách, thông điệp, thành phần tham dự và mức ngân sách. Gala nội bộ có thể dành nhiều thời gian cho giao lưu; gala có khách hàng cần chú trọng đón tiếp, nghi thức và vị trí ngồi. Xác định phần nào bắt buộc, ai phê duyệt nội dung và mốc chốt danh sách trước khi đặt dịch vụ.
Khung chương trình gala 150 phút
- 18:00–18:30: đón khách, chụp ảnh, hướng dẫn vị trí ngồi.
- 18:30–18:40: mở màn và giới thiệu lý do chương trình.
- 18:40–19:00: đại diện phát biểu, nghi thức khai tiệc.
- 19:00–19:45: phục vụ bữa tối, xen một tiết mục nhẹ.
- 19:45–20:15: vinh danh hoặc giao lưu, trò chơi trên sân khấu.
- 20:15–20:30: trao giải, cảm ơn và chụp ảnh tập thể.
Đây chỉ là ví dụ. Đối chiếu với giờ phục vụ của nhà hàng, số người phát biểu và thời gian khách di chuyển. Không nên đặt nghi thức liên tục trong lúc nhân viên cần phục vụ món hoặc khách chưa ổn định chỗ ngồi.
Các hạng mục cần chuẩn bị
Địa điểm và bàn tiệc
Kiểm tra sức chứa theo sơ đồ bàn, tầm nhìn sân khấu, chỗ lên xuống và lối thoát. Xác nhận thực đơn, đồ uống, suất ăn riêng, phí phục vụ và thời điểm chốt số khách. Hỏi giới hạn tiếng ồn, thời gian bàn giao mặt bằng và các khoản ngoài giờ.
Sân khấu, âm thanh và ánh sáng
Lập danh sách thiết bị theo kịch bản: micro, màn hình hoặc máy chiếu, ánh sáng, nguồn điện và người vận hành. Chạy thử video, âm thanh và bản trình chiếu tại địa điểm; có bản dự phòng và xác nhận thời gian lắp dựng, tháo dỡ.
Nhân sự và nội dung
Phân công người duyệt lời dẫn, MC, điều phối sân khấu, lễ tân, kỹ thuật và đại diện nhà hàng. Chuẩn bị danh sách vinh danh, cách đọc tên, quà, nhạc và vị trí lên xuống. Nếu có bốc thăm, thông báo thể lệ, điều kiện nhận quà và cách xử lý người vắng mặt.
Checklist trước giờ đón khách
- Chốt số bàn, sơ đồ chỗ ngồi và người liên hệ tại địa điểm.
- Kiểm tra giấy mời, bảng tên, quà, danh sách trao giải và kịch bản MC.
- Chạy thử micro, nhạc, video, ánh sáng; thống nhất tín hiệu giữa các bộ phận.
- Kiểm tra lối ra, lối đi và phương án xử lý mưa hoặc mất điện theo điều kiện địa điểm.
Tham khảo chương trình gala TCMS đã thực hiện để hình dung cách kết hợp tổng kết và vinh danh. Để nhận phương án riêng, liên hệ Tam Sinh qua 0985 216 455; hạng mục và chi phí được xác nhận theo chương trình.
