Chi phí tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp gồm những hạng mục nào

Khi được giao tổ chức đêm gala cho công ty, câu hỏi đầu tiên thường là: cần bao nhiêu tiện? Nhưng để trả lời được, trước hết phải biết tiền đi vào đâu.

Bài viết này bóc tách toàn bộ các hạng mục cấu thành chi phí một đêm gala dinner, để anh chị đọc báo giá hiểu được mình đang trả tiền cho những gì, và biết chỗ nào có thể điều chỉnh khi ngân sách hạn chế.

Nhóm 1: Địa điểm và tiệc

Thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí.

• Thuê không gian tổ chức – hội trường khách sạn, sân vườn resort hoặc không gian ngoài trời
• Tiệc – tính theo suất hoặc theo mâm, chênh lệch lớn giữa tiệc ngồi và tiệc đứng
• Đồ uống – nên tách riêng vì biến động nhiều theo thực tế sử dụng

Yếu tố làm giá thay đổi: mùa cao điểm (hè, cận Tết) giá phòng và tiệc tăng rõ; cuối tuần đắt hơn ngày thường; đặt sớm 2–3 tháng thường giữ được giá tốt hơn.

Nhóm 2: Sân khấu và thiết bị

• Sân khấu và backdrop – tính theo diện tích và độ phức tạp thiết kế
• Màn hình LED – tính theo mét vuông, phụ thuộc độ phân giải điểm ảnh
• Âm thanh – công suất theo sức chứa và không gian trong nhà hay ngoài trời
• Ánh sáng – từ chiếu sáng cơ bản đến hệ thống đèn hiệu ứng
• Điện và máy phát dự phòng – bắt buộc với chương trình ngoài trời

Một điểm đáng lưu ý: đơn vị có sẵn thiết bị sẽ có giá khác đơn vị phải thuê lại từ bên thứ ba. Ngoài chuyện giá, việc chủ động thiết bị còn quyết định khả năng xử lý khi có sự cố ngay trong đêm diễn ra chương trình.

Nhóm 3: Nội dung và nhân sự

• Xây dựng kịch bản và ý tưởng chủ đề
• MC – chênh lệch đáng kể giữa MC địa phương và MC có tiếng
• Tiết mục văn nghệ – thuê nghệ sĩ hoặc dàn dựng cho chính nhân viên biểu diễn
• Quản trò và nhân sự điều hành
• Lễ tân đón khách

Cách tiết kiệm hiệu quả: dàn dựng tiết mục cho chính cán bộ nhân viên biểu diễn vừa giảm chi phí thuê nghệ sĩ, vừa tăng gắn kết – khán phòng luôn hưởng ứng đồng nghiệp mình nhiệt tình hơn nghệ sĩ khách mời.

Nhóm 4: Các hạng mục kèm theo

• Quà tặng và giải thưởng bốc thăm – khoản này do doanh nghiệp quyết định, biên độ rất rộng
• Trang trí không gian – hoa, bóng, tiểu cảnh check-in
• Quay phim và chụp ảnh – nên có, vì là tư liệu truyền thông nội bộ dùng cả năm
• Đồng phục hoặc áo sự kiện
• Vận chuyển – nếu gala nằm trong chương trình du lịch

Ba yếu tố quyết định tổng chi phí

Số lượng khách. Đây là biến số lớn nhất. Nhưng lưu ý: chi phí không tăng tuyến tính. Đoàn 100 khách và đoàn 200 khách có thể dùng chung một dàn sân khấu, âm thanh ánh sáng – nên chi phí trên đầu người của đoàn lớn thường thấp hơn.

Thời điểm tổ chức. Cuối năm và mùa hè là cao điểm. Đặt sớm không chỉ giữ giá tốt mà còn giữ được địa điểm đẹp.

Mức đầu tư cho sân khấu. Chính là chỗ có biên độ lớn nhất. Cùng một đoàn khách, một sân khấu cơ bản và một sân khấu dàn dựng công phu có thể chênh nhau nhiều lần.

Nên yêu cầu báo giá như thế nào

Thay vì hỏi “tổ chức gala hết bao nhiêu”, anh chị nên cung cấp trước: số lượng khách dự kiến, thời gian tổ chức, địa điểm mong muốn, và khoảng ngân sách. Đơn vị tổ chức sẽ đưa được phương án sát thực tế thay vì báo một con số chung chung.

Khi nhận báo giá, nên yêu cầu bóc tách từng hạng mục thay vì một con số trọn gói. Cách này giúp anh chị so sánh được giữa các nhà cung cấp, và khi cần cắt giảm thì biết cắt ở đâu.

Nhận báo giá bóc tách từ Tam Sinh

Tam Sinh Travel & Event báo giá theo từng hạng mục để doanh nghiệp chủ động cân đối ngân sách. Chúng tôi chủ động màn hình LED, âm thanh, ánh sáng và sân khấu nên kiểm soát được cả giá lẫn chất lượng, và dựng phối cảnh 3D để anh chị duyệt phương án trước khi triển khai.