Thuê trọn gói hay tự tách từng hạng mục: cách nào lợi hơn cho doanh nghiệp

Khi tổ chức chương trình cho công ty, phòng hành chính thường đứng trước hai lựa chọn: giao trọn gói cho một đơn vị, hay tự tách từng hạng mục để thuê riêng – xe một nơi, khách sạn một nơi, sân khấu một nơi.

Không có câu trả lời đúng cho mọi trường hợp. Bài này phân tích ưu nhược từng cách để anh chị chọn theo tình huống thực tế của mình.

Tự tách từng hạng mục

Ưu điểm:

• Nhìn thấy giá gốc từng hạng mục, cảm giác kiểm soát tốt hơn
• Có thể tận dụng mối quan hệ sẵn có với một số nhà cung cấp
• Chủ động chọn đúng thương hiệu khách sạn hoặc nhà hàng mong muốn

Nhược điểm thường bị đánh giá thấp:

• Khối lượng điều phối rơi về phòng hành chính. Một chương trình 2 ngày 1 đêm có thể liên quan 6–8 nhà cung cấp. Mọi cuộc gọi, mọi thay đổi giờ giấc đều phải qua anh chị
• Không ai chịu trách nhiệm tổng thể. Khi xe đến muộn khiến lệch giờ ăn và ảnh hưởng giờ vào tiệc, mỗi nhà cung cấp chỉ chịu phần của mình
• Hồ sơ thanh quyết toán nhân lên. 6 nhà cung cấp là 6 bộ hợp đồng, 6 hóa đơn, 6 biên bản nghiệm thu
• Mất lợi thế đàm phán. Doanh nghiệp thuê một lần trong năm khó có giá tốt như đơn vị đặt đều đặn hàng tháng

Giao trọn gói

Ưu điểm:

• Một đầu mối chịu trách nhiệm toàn bộ. Có vấn đề gì chỉ cần gọi một số
• Một bộ hồ sơ thanh quyết toán duy nhất
• Phòng hành chính được tham dự chương trình như mọi người, thay vì chạy lo suốt buổi
• Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm cả những việc phát sinh giữa các hạng mục

Nhược điểm:

• Không nhìn thấy giá gốc từng hạng mục nếu báo giá không bóc tách
• Phụ thuộc vào năng lực của một đơn vị, nên khâu chọn nhà cung cấp trở nên quan trọng

Cách dung hòa: trọn gói nhưng báo giá bóc tách

Trong thực tế, phương án nhiều doanh nghiệp chọn là giao trọn gói cho một đơn vị, nhưng yêu cầu báo giá tách từng hạng mục.

Cách này giữ được cả hai: vẫn có một đầu mối chịu trách nhiệm, mà vẫn nhìn rõ tiền đi đâu để so sánh và điều chỉnh khi cần cắt ngân sách.

Khi nào nên tự tách hạng mục

Việc tự làm vẫn hợp lý trong một số trường hợp:

• Đoàn nhỏ dưới 30 người, chương trình đơn giản, không có sân khấu
• Công ty có nhân sự chuyên trách tổ chức sự kiện
• Địa điểm ngay tại địa phương, không phải di chuyển xa

Ngược lại, khi đoàn đông, chương trình có sân khấu và di chuyển liên tỉnh, chi phí thời gian và rủi ro của việc tự điều phối thường lớn hơn khoản tiết kiệm được.

Một câu hỏi nên đặt ra

Trước khi quyết định, anh chị thử tính: nếu tự làm, phòng hành chính sẽ mất bao nhiêu ngày công để liên hệ, đàm phán, ký hợp đồng và điều phối với tất cả nhà cung cấp? Nhân số ngày đó với chi phí nhân sự, rồi đặt cạnh phần chênh lệch giá giữa hai phương án.

Tam Sinh nhận cả hai hình thức

Tam Sinh Travel & Event nhận tổ chức trọn gói, đồng thời cũng cung cấp riêng từng hạng mục nếu doanh nghiệp chỉ cần một phần – xe du lịch, khách sạn, màn hình LED, âm thanh ánh sáng, sân khấu hay nhân sự sự kiện.

Với phương án trọn gói, chúng tôi luôn báo giá bóc tách từng hạng mục để anh chị chủ động cân đối ngân sách.